Cuando el chat de Teams echa humo

o cómo no crear un mal hábito y mejorar tu productividad.

Reconozco que, si estás leyendo estas líneas, es porque yo también hice un mal uso del chat de Teams, en los inicios de probar la nueva herramienta; de esto, hace ya unos años.

Por eso, escribo esta publicación para recordármelo y que te pueda ayudar a la par. Recuerda que los malos hábitos acechan para que los retomes ;)

Cuidado y detecta enseguida si haces un mal uso o no, como si fuera el WhatsApp personal, y revisa si escribes tropecientas líneas de un tema que podría explicarse en dos o tres…

5 malos vicios del uso del chat de Teams

1. Utilizarlo para escribir mensajes que no aportan valor a tu trabajo.

   Para hablar de temas fuera del trabajo, criticar a los compañeros o comentar la jugada de la última instrucción del jefe; a la larga un uso desmesurado, en este sentido, vicia tu manera de trabajar, algo que no te beneficiará.

2. Prolongar las consultas y respuestas.

   Si un tema ha sido respondido, ya está, listo; no hace falta darle la vuelta la tortilla y continuar! Simplifica y ve al grano.

3. Hablar a la vez con diferentes personas, abriendo melones a tutiplén.

   Fomenta la multitarea y que no te concentres en las conversaciones, como se merecen, porque estás en todas partes. La ubicuidad no está en nuestro ADN.

4. Esperar a que te respondan al momento.

   Es realmente un mal vicio pensar que la otra persona no está haciendo nada más que esperar a leer tus mensajes. Es el colmo del ego mal llevado.

5. Dejar tu informe, tu correo, tu momento de máxima concentración para leer enseguida quién y qué te escriben…

   ¿Eres adicto a revisar el numerito de notificaciones y a su sonido? ¡cuidado! la dopamina inunda tu persona, ponle freno y recuerda lo verdaderamente importante…

   Establecer un horario o utilizar los colores del estado de Teams, te hará poner orden a tu disciplina, a la par que educas a tu entorno cuándo estás disponible para ellos. Eso sí, cuando estés disponible, que verdaderamente, sea así.

   Aunque, automáticamente, los colores de nuestro estado en Teams van cambiando, también podemos forzar la máquina y “decir a los demás” cuando estamos “ON” o “OFF” para la comunicación:

Significado de los estados de Teams:

Toma nota de lo siguiente, por si no lo sabías: si tienes tareas-eventos puestos en tu calendario (mejor poner en éste solo eventos, pero este es otro tema), automáticamente saldrás en rojo, por tanto, no disponible.

Podrás forzar la máquina y poner que estás disponible.

Vamos a ver la cara amable del chat de Teams.

5 buenos usos del chat de Teams

1. Si estamos todos disponibles, una consulta rápida a un colaborador o compañero puede hacer avanzar los proyectos.

2. Utilizar la videocámara cuando nos llaman y mostrarnos que estamos disponibles también en presencia e imagen. Fomenta una comunicación más directa al establecer contacto visual. Recuerda que la comunicación verbal y no verbal ayuda a establecer confianza.

3. Comparte enlaces de archivos de manera rápida, estén en el espacio Sharepoint (del equipo) o en tu espacio personal OneDrive.

4. Podemos hacer búsquedas, sin molestar a nuestro interlocutor, de lo hablado días atrás, en el buscador integrado de cada chat.

5. En los canales del grupo, podemos compartir las últimas novedades de un tema, de manera asíncrona o síncrona. La gran ventaja, si lo hacemos de manera síncrona, es que se puede programar una videollamada sin que haga falta agregar a los miembros de este canal, porque automáticamente les llegará a todos el aviso. Deja por favor un tiempo mínimo 15 minutos si necesitas de manera inminente hacer el video encuentro como muestra de cortesía.

Y para finalizar hoy, recuerda que existe otro estado en Teams que indica que estás fuera de oficina (de color morado). Te ahorrarás que te llamen o intenten contactar contigo por otro canal y harás que la persona que contactó contigo busque otro plan x, y, z para resolver lo que necesite. Yo suelo hacerlo, aunque solo coja un día de permiso.

Practica la desconexión digital y educa a tu entorno para que respetemos nuestros tempos.

Hasta la próxima publicación.

Yolanda